Cốt lõi của làm việc kết hợp (Hybrid Working)

Hướng dẫn thực tế về cách làm việc mới được thảo luận nhiều nhưng ít được định nghĩa rõ ràng - Cốt lõi của làm việc kết hợp (Hybrid Working)

Có vẻ như ai cũng đang bàn tán về làm việc kết hợp (hybrid work) – và điều đó là hoàn toàn chính đáng! Đây là một sự thay đổi lớn trong các giả định cơ bản về công việc và rõ ràng rằng mô hình này sẽ còn tồn tại lâu dài. Với sự xuất hiện liên tục của các công ty lớn công bố kế hoạch làm việc kết hợp mỗi ngày, không có gì ngạc nhiên khi chín trong mười giám đốc điều hành ngành cho biết với McKinsey rằng họ sẽ kết hợp làm việc từ xa và tại văn phòng.

Tuy nhiên, một điều còn thiếu trong các bài báo và thông báo của công ty: cách thực hiện thực tế mô hình này. Năm vừa qua đã giúp làm rõ những lợi ích và thách thức của cả làm việc tại chỗ lẫn làm việc từ xa, dù trải nghiệm của từng cá nhân là khác nhau. Khi Microsoft khảo sát nhân viên của mình, một số người liệt kê "khả năng tập trung" và "sức khỏe" là những lợi ích của làm việc từ xa, trong khi những người khác lại liệt kê chính xác những lợi ích đó cho làm việc tại văn phòng.

Do diễn đàn văn hóa đã quá tập trung vào những khám phá này, hầu hết mọi người nghĩ rằng họ hiểu rõ làm việc kết hợp là gì. Nhưng khi bắt đầu lập kế hoạch hoặc thảo luận chi tiết, họ dần nhận ra rằng họ không chắc chắn về cách mô hình này sẽ hoạt động trên thực tế.

Làm việc kết hợp là một mô hình đặc biệt, khác biệt hoàn toàn so với làm việc từ xa hay làm việc trực tiếp hoàn toàn. Nó có những thách thức và lợi ích riêng, bên cạnh những gì chúng ta đã quen thuộc kể từ mùa xuân năm 2020. Trong tài liệu này, chúng tôi đã tập hợp kiến thức từ các chuyên gia trong ngành để đưa ra một số ý tưởng về những chi tiết cần thiết để thực hiện làm việc kết hợp. Không có cách tiếp cận nào phù hợp cho tất cả, nhưng chúng tôi đã tìm thấy một số công cụ và ý tưởng hy vọng sẽ hữu ích cho bạn.

Khi nào nên làm việc ở đâu?

Câu hỏi quan trọng cho bất kỳ kế hoạch làm việc kết hợp nào là lý do tại sao nhân viên nên đến văn phòng. Nhà tuyển dụng mong đợi điều gì từ công việc trực tiếp? Nhân viên trải nghiệm điều gì? (Hy vọng rằng, bạn có thể kết hợp hai câu trả lời này lại với nhau.) Có loại công việc nào phù hợp hơn để làm tại nhà không? Điều này thay đổi theo từng người, nhưng có một số ý tưởng chung.

Nhiều người ủng hộ mô hình làm việc kết hợp thích văn phòng tại nhà của họ cho các công việc cần tập trung hoặc các cuộc gọi. Nhiều báo cáo về việc tăng năng suất trong giai đoạn đầu của đại dịch đến từ những người vốn bị phân tâm ở văn phòng, giờ đây được làm việc trong không gian hoàn toàn riêng của họ. Đồng thời, việc yêu cầu nhân viên đến văn phòng chỉ để thực hiện những công việc mà họ có thể làm tốt hơn tại nhà là lãng phí thời gian và không gian. Như Daniela Dexheimer, Giám đốc Sản phẩm Cấp cao về Công nghệ Hợp tác tại Sharp NEC Display Solutions Europe, đã chỉ ra: "Thật vô lý nếu tôi đến văn phòng chỉ để ngồi bàn và tham gia hết cuộc gọi này đến cuộc gọi khác. Đó nên là ngày làm việc tại nhà."

Tuy nhiên, có một số công việc khó có thể tái tạo từ văn phòng tại nhà: cộng tác, brainstorm, và những tương tác xã hội nhỏ lẻ tạo nên văn hóa công ty. Dexheimer tiếp tục, "Tại Sharp/NEC, chúng tôi muốn trở lại văn phòng vì các mối quan hệ. Chúng tôi không lo lắng về năng suất – thực tế, thống kê cho thấy làm việc từ xa có thể tốt hơn. Chúng tôi muốn dành thời gian cùng đồng nghiệp một lần nữa."

Các nhà quản lý và các nhà nghiên cứu hiểu rõ về làm việc kết hợp đề xuất rằng vai trò chính của văn phòng là tạo điều kiện cho các cuộc họp trực tiếp, cả có cấu trúc và không chính thức. Ban quản lý nên sắp xếp lịch trình, không gian vật lý và phong cách làm việc của công ty sao cho văn phòng trở thành nơi tập trung cho công việc hợp tác.

Hãy nói về lịch làm việc (đúng vậy, lịch làm việc!)

Lên lịch có vẻ như là một công việc tẻ nhạt, nhưng quyết định sắp xếp lịch trình cho đội ngũ sẽ ảnh hưởng sâu sắc đến một số khía cạnh quan trọng. Ngay cả trước đại dịch, những nhân viên làm việc từ xa đã dễ bị tổn thương bởi "thành kiến về sự gần gũi" – một hiện tượng mà công việc của họ không được nhìn nhận đúng mức vì họ không hiện diện tại văn phòng. Nếu không có lịch làm việc cụ thể và rõ ràng, các nhà quản lý có thể không bao giờ gặp được một số thành viên trong đội, hoặc các thành viên trong đội cũng có thể không gặp nhau.

Thành kiến về sự gần gũi khiến các công ty dễ rơi vào tình trạng chia bè phái và cô lập, điều này có tác động tiêu cực đến văn hóa, sự hòa nhập, và sáng tạo. Tạp chí Wired, trong quá trình nghiên cứu hiện tượng này, chỉ ra rằng việc chia bè phái dẫn đến tư duy nhóm và khoảng cách ảnh hưởng, những điều này thường gây tổn hại đáng kể đến sự đa dạng và hòa nhập. Bất kỳ ai từng bị đứng ngoài nhóm cũng đều hiểu rõ việc bị loại trừ này có thể ảnh hưởng như thế nào đến tinh thần và sự giữ chân nhân tài.

Ngoài ra, có nhiều bằng chứng cho thấy tầm quan trọng của những gì các nhà xã hội học gọi là "mối quan hệ yếu" – những người mà bạn quen biết nhưng không thường xuyên tương tác. Việc tương tác với những đồng nghiệp không làm việc chặt chẽ với bạn có thể mở ra nhiều khám phá mới, vì họ thường làm việc với những thông tin hoặc ý tưởng khác biệt. Bell Labs, một nơi nổi tiếng về đổi mới và là cái nôi của nhiều giải thưởng Nobel, đã được thiết kế nhằm khuyến khích sự tiếp xúc giữa các chuyên gia thuộc các lĩnh vực khác nhau. Họ không chỉ tạo ra các nhóm làm việc từ những chuyên gia thuộc các lĩnh vực khác nhau, mà còn xây dựng trụ sở chính để thúc đẩy sự kết nối giữa con người.

Điều quan trọng là cần phải cân bằng hợp lý để nhân viên làm việc kết hợp có được sự tự do trong khi vẫn đảm bảo có sự giao tiếp và hợp tác giữa các nhóm và trong nội bộ nhóm. Điều này có thể đòi hỏi phải xây dựng một số cấu trúc cho quy trình làm việc kết hợp, nhưng về lâu dài, điều đó sẽ tốt hơn cho công ty. Như Rutger Barczuk, Trưởng phòng Phát triển Nhân tài tại KPN, đã nói: "Chúng tôi tìm kiếm một cách làm việc hiệu quả cho tất cả các bên. Có thể không đạt được sự hài lòng 100%, nhưng 80% cũng là tốt rồi."

Lịch làm việc kết hợp trông như thế nào?

Có rất nhiều cách tiếp cận khác nhau khi xây dựng lịch làm việc kết hợp. Nhiều cuộc thảo luận hiện tại đang xoay quanh việc chọn giữa hai ngày làm việc ở nhà và ba ngày tại văn phòng, hoặc ngược lại. Tuy nhiên, không nhất thiết phải tuân theo một trong hai lựa chọn đó. Chẳng hạn, TUI chỉ yêu cầu nhân viên đến văn phòng một ngày mỗi tháng, nhưng khó có thể tưởng tượng rằng lịch trình này đủ để thúc đẩy sự kết nối giữa các mối quan hệ yếu. Nếu bạn xây dựng một hệ thống dễ tiếp cận, bạn có thể đưa ra các hướng dẫn chung và để các nhóm tự điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của họ.

Một giải pháp phổ biến là thiết lập một ngày không có cuộc họp để dành cho công việc tập trung và/hoặc một ngày có nhiều cuộc họp. Điều này giúp mọi người có một mặc định và đẩy lượng lịch trình bận rộn vào cùng một ngày. Một phương pháp phổ biến khác là chọn ngày thứ Hai là ngày làm việc tại văn phòng, bắt đầu tuần với buổi họp nhóm. Một số nhóm chọn họp nhanh đứng lên, trong khi những nhóm khác dành thêm thời gian để giao lưu, động não và chia sẻ thông tin.

Hiện nay có một số giải pháp phần mềm hỗ trợ đội ngũ duy trì lịch trình được cập nhật. Điều này đặc biệt quan trọng nếu công ty giảm không gian văn phòng và chuyển sang mô hình chia sẻ bàn làm việc. Như Dexheimer đã chỉ ra, "Tôi không muốn đi đến văn phòng chỉ để phát hiện ra không còn bàn trống và cuối cùng lại phải làm việc từ bàn bếp!" Vì vậy, cần có hệ thống để nhân viên không phải nhắn tin qua lại chỉ để biết ai sẽ có mặt ở đâu. Họ cần một nơi để kiểm tra khi lịch trình thay đổi trong tuần.

Một lo ngại là phần mềm quản lý này có thể làm tắc nghẽn một môi trường làm việc đã quá tải với các công cụ kỹ thuật số. Một nghiên cứu cho thấy rằng nhân viên toàn thời gian trung bình dành 10 giờ mỗi tháng cho giao tiếp kỹ thuật số, với 52% trong số họ sử dụng bốn hoặc nhiều công cụ số trong một ngày làm việc. Dù cho công ty có phần mềm sắp xếp lịch hay không, việc tinh gọn các công cụ giao tiếp là vô cùng cần thiết. Không gì tệ hơn việc phải lướt qua email, Slack, Zoom, Teams và WhatsApp khi bạn đang tìm kiếm thông tin khẩn cấp.

Văn phòng vật lý

Bố trí văn phòng và thiết kế vật lý của nó có thể và nên được điều chỉnh để phản ánh định hướng mới này. Nếu mục tiêu của văn phòng là tạo ra sự hợp tác và cộng đồng, thì văn phòng cần có những không gian để thuận tiện cho điều đó. Chỉ việc có một ấm pha cà phê ở góc phòng không còn đủ nữa. Các công ty cần suy nghĩ kỹ lưỡng về việc thiết kế không gian nhằm khuyến khích giao lưu và hợp tác.

Một cách để thực hiện điều này là tạo ra những không gian được bố trí rõ ràng để mô phỏng các không gian xã hội, chẳng hạn như quán cà phê hoặc tiệm bánh. Một cách khác là sử dụng các màn hình thông tin để truyền bá văn hóa cũng như thông tin. Nhiều công ty đã sử dụng màn hình ở các khu vực chung để phát thông tin về đại dịch, giao tiếp nội bộ và thông điệp công ty, nhưng đó chỉ là khởi đầu cho những gì họ có thể làm. Những màn hình này có thể giúp thúc đẩy động lực, chia sẻ những kết quả tốt và giúp mọi người biết thêm về các đồng nghiệp của họ.

Không gian họp

Các không gian họp và hợp tác đóng vai trò quan trọng trong văn phòng hybrid, mặc dù thiết kế của chúng khác nhau tùy theo văn phòng. Điều này có thể có nghĩa là nhiều phòng họp nhỏ để brainstorming hoặc có thể là các phòng hội nghị lớn cho các cuộc họp lớn. Cả hai đều cần công nghệ để khuyến khích giao tiếp và hợp tác.

Yếu tố quan trọng nhất của công nghệ này là tính dễ sử dụng. Nếu nhân viên biết rằng họ sẽ phải điều chỉnh dây cáp và gọi hỗ trợ IT, điều đó sẽ kìm hãm những tương tác ngẫu hứng mà các phòng họp này lẽ ra phải tạo ra. Sharp/NEC tập trung vào khái niệm “Bring Your Own Meeting” (BYOM), trong đó các màn hình dễ dàng kết nối và triển khai các chương trình trên máy tính xách tay của người dùng. Một lợi thế của điều này là những người không am hiểu công nghệ có thể dễ dàng sử dụng máy tính xách tay của chính họ, và mọi người cũng không phải gặp rắc rối khi tiếp tục sử dụng các chương trình hoặc thiết bị mà họ cảm thấy thoải mái nhất. Màn hình hiển thị NEC MultiSync WD551 mới có một cáp kết nối với máy tính xách tay và sử dụng Wi-Fi của máy tính xách tay, làm cho việc bảo mật và giám sát IT trở nên đơn giản hơn. Kết nối USB-C thậm chí cho phép màn hình sạc các máy tính xách tay khi được kết nối.

Thực tế, WD551 là một ví dụ tốt về một số thành phần cần thiết cho các phòng họp hybrid. Màn hình có cảm biến IoT tự động bật và tắt, điều này rất tiện lợi cho nhân viên và tiết kiệm năng lượng cho công ty. Các cảm biến phòng cũng kiểm tra chất lượng không khí và có thể được thiết lập để điều chỉnh nhiệt độ hoặc ánh sáng, cũng như gửi tin nhắn để mở cửa sổ nhằm cải thiện chất lượng không khí. Quan trọng nhất cho việc brainstorming, màn hình cảm ứng của nó có thể hoạt động như một bảng trắng kỹ thuật số cho các chương trình hợp tác chạy trên máy tính xách tay.

Đối với chức năng họp, việc tối ưu hóa mọi khía cạnh của cuộc họp video là rất quan trọng. Chọn âm thanh phù hợp với kích thước và phong cách trang trí của phòng họp. Ví dụ, loa và microphone tích hợp trên màn hình NEC WD551 55-inch sẽ rất tốt cho một phòng nhỏ có thảm trải sàn, nhưng một phòng lớn hơn với kính và bê tông có thể cần loa và microphone được đặt ở vị trí đặc biệt. Các phòng lớn cũng cần màn hình lớn hơn với hình ảnh rõ ràng, chẳng hạn như màn hình Sharp PN-CD701 Windows Collaboration 70-inch có độ sáng và độ tương phản cao, để đảm bảo mọi người trong phòng có thể nhìn thấy rõ nội dung hiển thị và tất cả khách tham dự qua video. Tất cả các màn hình cần hiển thị rõ nét các biểu cảm của khách mời. Tương tự, băng thông cao có thể giúp giảm độ trễ, cũng như các màn hình Sharp/NEC được tối ưu hóa để sử dụng băng thông hiệu quả.

Hot-desking

Một số công ty đang lên kế hoạch tận dụng mô hình làm việc hybrid bằng cách giảm diện tích văn phòng. Chi phí văn phòng trên mỗi mét vuông khá cao, vì vậy việc giảm không gian không sử dụng là hợp lý. Tuy nhiên, điều quan trọng là những khoản tiết kiệm chi phí này không được làm tổn hại đến tinh thần làm việc của công ty hoặc sự đồng lòng của nhân viên.

Có một vài công cụ giúp việc hot-desking trở nên dễ chịu hơn. Quan trọng nhất là thiết lập công thái học dễ dàng điều chỉnh. Giống như trong các cuộc họp, nếu việc điều chỉnh bàn, giá đỡ máy tính và ghế ngồi đến đúng chiều cao là khó khăn, một số nhân viên sẽ không muốn làm điều đó. Qua thời gian, điều này sẽ khiến họ ít có khả năng muốn làm việc tại văn phòng, vì họ sẽ liên tưởng đến những cơn đau và khó chịu do tư thế không đúng.

Tương tự, việc cung cấp màn hình có thể điều chỉnh chiều cao và có ánh sáng xanh thấp là rất quan trọng, để nhân viên không rời khỏi văn phòng với cơn đau đầu.

Các công ty cũng nên tạo điều kiện dễ dàng khi bắt đầu làm việc khi nhân viên đến văn phòng. Phần mềm lập lịch có thể giúp nhân viên thấy nhóm của họ đang ngồi ở đâu và bàn làm việc nào còn trống. Tủ khóa hoặc tủ tài liệu cá nhân có thể cung cấp cho nhân viên một nơi để lấy bất cứ thứ gì họ cần để bắt đầu một ngày làm việc.

Tổng kết

Dù muốn hay không, nhiều công ty sẽ cần khám phá cách làm việc kết hợp. Trong thời điểm mà sự cạnh tranh về nhân tài rất khốc liệt – 77% người sử dụng lao động ở Vương quốc Anh hiện đang gặp khó khăn trong việc tuyển dụng những vị trí có tay nghề9 – chỉ có 25% người tìm việc muốn làm việc toàn thời gian tại văn phòng.10 Năm vừa qua đã trang bị cho người lao động cũng như các nhà quản lý những cơ hội một bức tranh rõ ràng về cả lợi ích và hạn chế của làm việc từ xa. Những nhà tuyển dụng tìm được sự cân bằng giữa làm việc từ xa và làm việc tại văn phòng sẽ có lợi thế đáng kể so với đối thủ cạnh tranh. Không có cách duy nhất để thực hiện công việc kết hợp. Với việc lập kế hoạch tốt, các công cụ được lựa chọn cụ thể và các cuộc trò chuyện với các thành viên trong nhóm, các công ty có thể đặt nền móng cho nhiều năm thành công. Daniela Dexheimer của Sharp/NEC trầm ngâm: “Không dễ để giải quyết những câu hỏi này. “Làm thế nào để bạn đảm bảo rằng mọi người đều tương tác và được truyền cảm hứng? Làm thế nào để bạn giữ cho công ty luôn hấp dẫn đối với nhân viên của mình giữa thời kỳ Đại từ chức? Đây là những câu hỏi lớn mà chúng tôi đang cố gắng trả lời. Chúng tôi đã vượt qua được, nhưng bây giờ, làm thế nào để chúng tôi phát triển?” Việc này cần sự chú ý và thời gian, nhưng việc giải quyết những câu hỏi này có thể là động lực chính cho doanh nghiệp của bạn. Khi một công ty tìm ra mô hình kết hợp tốt nhất cho công việc của mình, phần thưởng về tinh thần, năng suất và sự sáng tạo của nhân viên có thể rất lớn.